Je peux faire un double-clic sur la zone calendrier, l'horaire de début du rendez-vous sera pré-rempli avec l'heure correspondant à la position de mon clic.
Dans la zone Sujet, j'ajoute une brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
Je définis le jour et l'heure de début et de fin.
J'indique dans le champ Endroits, le nom du lieu de rendez-vous (la référence d'une salle de réunion, d'une salle virtuelle)
Dans la zone Participants, je saisis l'adresse e-mail d'une personne que je souhaite inviter. Dès que je l'écris, une liste de personnes m'est proposée. Je sélectionne celle que je souhaite. Je recommence avec une second, troisième... adresse.
Dans la partie planificateur, apparaissent :
l'heure de début (trait vertical vert)
l'heure de fin (trait vertical rouge)
la liste des personnes et leurs disponibilités
Grâce à cet affichage, il est facile de voir si les personnes sont déclarées disponibles.
Attention :
Une personne déclarée disponible n'est pas forcément réellement disponible ! Zimbra indique seulement que cette personne n'a pas indiqué de rendez-vous à ce moment là. Si elle est déclarée occupée, elle est très certainement indisponible. N'oubliez donc jamais que vous ne pouvez pas imposer un rendez-vous. La personne peut le refuser.
Ce planificateur a pour objectif de trouver les moments les plus propices pour se réunir.
Je peux rédiger un texte d'invitation dans le grand rectangle blanc en bas de la fenêtre. J'explique la raison du rendez-vous. Ce texte sera visible par les participants.
Si je n'ai saisi aucun nom dans le champ Participants, le bouton de validation est . Dans ce cas, le rendez-vous sera enregistré dans mon agenda.
Si j'ai saisi des adresses e-mails dans le champ Participants, le bouton devient un double bouton. Je clique d'abord sur Enregistrer, puis sur Envoyer. Un e-mail d'invitation est expédié vers chaque personne qui prendra connaissance :
de mon texte d'invitation ;
des dates et horaires ;
du lieu.
Résultat
Les personnes indiquées dans les champs Participants reçoivent un e-mail comme
Elles peuvent accepter, refuser, ou attendre une confirmation avant de répondre. Elles peuvent aussi solliciter un autre horaire. Si elles acceptent le rendez-vous le mail d'invitation est mis à la corbeille et le rendez-vous est planifié dans leur calendrier.
Je clique sur le bouton
Je peux faire un double-clic sur la zone calendrier, l'horaire de début du rendez-vous sera pré-rempli avec l'heure correspondant à la position de mon clic.
J'obtiens l'écran
Dans la zone Sujet, j'ajoute une brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
Je définis le jour et l'heure de début et de fin.
J'indique dans le champ Endroits, le nom du lieu de rendez-vous (la référence d'une salle de réunion, d'une salle virtuelle)
Dans la zone Participants, je saisis l'adresse e-mail d'une personne que je souhaite inviter. Dès que je l'écris, une liste de personnes m'est proposée. Je sélectionne celle que je souhaite. Je recommence avec une second, troisième... adresse.
Dans la partie planificateur, apparaissent :
Grâce à cet affichage, il est facile de voir si les personnes sont déclarées disponibles.
Attention :
Une personne déclarée disponible n'est pas forcément réellement disponible ! Zimbra indique seulement que cette personne n'a pas indiqué de rendez-vous à ce moment là. Si elle est déclarée occupée, elle est très certainement indisponible. N'oubliez donc jamais que vous ne pouvez pas imposer un rendez-vous. La personne peut le refuser.
Ce planificateur a pour objectif de trouver les moments les plus propices pour se réunir.
Je peux rédiger un texte d'invitation dans le grand rectangle blanc en bas de la fenêtre. J'explique la raison du rendez-vous. Ce texte sera visible par les participants.
Si je n'ai saisi aucun nom dans le champ Participants, le bouton de validation est
. Dans ce cas, le rendez-vous sera enregistré dans mon agenda.
Si j'ai saisi des adresses e-mails dans le champ Participants, le bouton devient un double bouton
. Je clique d'abord sur Enregistrer, puis sur Envoyer. Un e-mail d'invitation est expédié vers chaque personne qui prendra connaissance :
Les personnes indiquées dans les champs Participants reçoivent un e-mail comme
Elles peuvent accepter, refuser, ou attendre une confirmation avant de répondre. Elles peuvent aussi solliciter un autre horaire. Si elles acceptent le rendez-vous le mail d'invitation est mis à la corbeille et le rendez-vous est planifié dans leur calendrier.