Professionnaliser la gouvernance

La culture « projet » de l'école n'est pas très développée. Beaucoup de chef de projets ne sont pas habitués à la gestion de projet car elle ne relève pas de leurs missions prioritaires. Afin de mener une transformation avec la mise en place de projet, il convient de professionnaliser la gouvernance. A cette fin, il est proposé :

  • une méthodologie commune de gestion des projets SDTNU. Cela permet de :

    • pouvoir comparer l'avancement des projets et mieux les piloter ;
    • faciliter l'entraide entre chefs de projet ;
    • leur donner de la visibilité dans les étapes à mener ;
    • leur proposer des ressources standardisées contenant le bon niveau d'information et donc leur faciliter leur tâche ;
    • les rassurer grâce à la structuration de la démarche.

  • un guide pratique pour les chefs de projet MOA, en ligne avec la description des phases, étapes, jalons des projets, des ressources modèles, des tutoriels. Le guide et le partage de pratique contribuent à faire monter en compétences les chefs de projet.

  • un outil de gestion de portefeuilles de projets qui allie le pilotage global du schéma directeur et la gestion de projets. Cet outil, SuitePro-G, permet de :

    • partager les informations liées à chaque projet : les notes d'opportunité et de cadrage, la planification des actions, le budget... A partir des informations saisies, des documents synthétiques sont créés automatiquement simpliant la tâche des chefs de projets. Tous les membres de l'équipe projet a accès aux informations du projet.
    • disposer d'un espace de référence dans lequel toute l'information est présente et à jour pour tous les acteurs du SDTNU. Il est inutile de s'envoyer des e-mails pour se transmettre les informations.
    • présenter l'information sous de nombreux formats en fonction des besoins de chacun : des informations détaillées ou consolidées. Les tableaux de bord sont créés automatiquement à partir des informations saisies au niveau des projets. Il peut s'agir de listes d'informations, de graphiques, de synthèses en 2 pages, des rapports complets ou encore des représentations aidant la prise de décision. Les responsables de programme disposent de vues adaptées à leurs besoins de suivre et piloter leur programme.