Guide « Programme »

Un programme, constitué d'un ensemble de projets contribuant tous au même objectif stratégique, est animé par un tandem : Sponsor + Pilote opérationnel.

• Le sponsor est un membre du comité de direction de l’école. Il a pour mission principale de s’assurer de la réussite du programme. En particulier, il veille à la cohérence entre les objectifs du programme et la stratégie de l’école. Il promeut le programme et ses projets. Il s’assure des meilleures conditions possibles de déroulement des projets, de leur réussite, de l’adhésion des parties prenants et de la prise en compte de la dimension “usages” dans les orientations des projets. Il arbitre les points clés. Il accompagne et soutient le pilote opérationnel. Il représente le programme auprès de la direction.
• Le pilote opérationnel a pour mission principale de suivre les projets du programme. Il prépare et anime les comités de pilotage de programme. Il anime le groupe des chefs des projets du programme. Il suit le déroulement des projets du programme et remonte les informations auprès du sponsor et du comité de pilotage. Il garantit l’alignement de l’exécution du projet avec le programme. Il veille à la disponibilité des informations nécessaires pour le suivi des projets et du programme, sur l’outil de gestion de portefeuilles de projets de l’école. Il s’assure de la prise en compte des usagers dans les projets et est garant d’une conduite de changement efficace. Il vise à la simplification du fonctionnement de l’école.

Le comité de pilotage de programme (ou CoProg) se réunit tous les 2 mois pour :

• piloter l’avancement des projets en faisant le point régulier sur l’avancement des projets et en validant les jalons ;

• arbitrer les demandes/besoins des projets ;

• s’assurer du respect des délais et objectifs du programme ;

• effectuer un suivi du budget et des principaux risques du programme ;

• allouer les ressources ;

• s'assurer de l'implication des usagers dans les projets ;

• s’assurer d’une conduite de changement efficace.

Le CoProg s'appuie uniquement sur les informations disponibles dans l'outil de gestion de portefeuilles de projets de l'école. Il rédige ses décisions directement sur cet outil afin que tous les membres de l'équipe projet en soient informés.

Le CoProg est composé de :

• sponsor
• pilote opérationnel
• des chefs de projet* MOA (et AMOA s'il en existe)
• des chefs de projet* MOE

_{* Leur présence peut dépendre de l'ordre du jour du CoProg.}