Benchmark
Synthèse⚓
Objectif | Connaitre les diverses possibilités existantes pouvant répondre aux besoins exprimés et mener une analyse comparative. |
|---|---|
Qui le fait ? | le chef de projet MOA |
Comment ? | En consultant mes homologues de IMT, en sollicitant des établissements d'enseignement supérieur et en prospectant le marché. |
Livrable | Une analyse comparative des solutions existantes au regard des besoins. |
Pour qui ? | le porteur de projet, le comité de pilotage du projet, le comité de pilotage du SDTNU |
Avec qui ? |
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Détails⚓
Remarque :
Cette étape peut se faire en parallèle des précédentes d'autant plus qu'elle demande du temps et qu'elle peut avoir un impact sur le contenu du cahier des charges. En effet, une meilleure connaissance des solutions possibles peut ouvrir des perspectives que le chef de projet ne soupçonnait pas.
Par ailleurs, ce travail est indispensable car au moment de l'achat de la solution, vous devrez mettre en concurrence plusieurs éditeurs afin de respecter la mise en concurrence (obligation légale). Ce benchmark sera utile au moment de cette mise en concurrence.
Une façon de commencer l'étape du benchmark est de s'appuyer sur son réseau personnel. Questionnez des collègues, des établissements ayant le même type de problématique, en commençant par les écoles de l'IMT. Vous obtiendrez des types de solutions (développement interne, progiciels...), des noms de produits, des retours d'expérience d'utilisateurs sur la qualité du produit, son ergonomie, ses fonctionnalités, l'écoute et la réactivité de l'éditeur.
A partir des références des solutions, vous pouvez commencer à obtenir des informations complémentaires sur le site Internet des éditeurs. Bien souvent, il vous faudra prendre rendez-vous avec l'équipe commerciale de l'éditeur.
Attention : Ne croyez pas tout ce qu'on vous promet⚓
Les éditeurs disent souvent que tout est possible, dans des délais incroyables. Ne croyez pas tout. Soyez prudent. Demandez des références de quelques-uns de leurs clients. Contactez-les pour avoir de vrais retours d'expérience et la capacité de l'éditeur de respecter ses engagements.
Le niveau d'analyse comparative des solutions dépend de l'enjeu du projet. Un projet long, coûteux, avec un certain risque, nécessite une analyse comparative approfondie. Dans certains cas, vous pouvez faire appel à un prestataire externe connaissant bien le domaine et le marché pour réaliser ce benchmark. Pour un besoin modeste, il n'est pas nécessaire d'avoir un rapport comparatif de 50 pages.
En général, dans une étude comparative, on retrouve :
- la méthodologie de recherche et d'analyse que vous avez menée,
- les critères de jugement (voir ci-dessous quelques exemples),
- la liste des solutions examinées,
- une proposition de short-list de solutions à regarder plus attentivement,
- une grille SWOT pour expliciter les Forces, Faiblesses, Opportunités, et Menaces de chaque solution,
Impact positif | Impact négatif | |
|---|---|---|
Facteur interne | FORCES | FAIBLESSES |
Facteur externe | OPPORTUNITES | MENACES |
- La couverture de clients et en particulier dans l'entourage de l'école (métropoles, région, IMT),
- Des retours d'expériences d'établissements qui l'utilisent depuis un certain temps,
- L'attribution de notes sur les critères retenus pour les solutions qui ne présentent pas défaut rédhibitoire,
- Une analyse fonctionnelle,
- L'analyse financière : coût et modalités de contractualisation (abonnement, marché...),
- L'architecture technique de la solution,
- Le respect de la RGPD[1].
Exemple : Exemple de critères de jugement⚓
- couverture fonctionnelle,
- capacité de paramétrage,
- ergonomie,
- existence d'une communauté d'utilisateurs,
- solidité de l'éditeur,
- existence d'un support en France,
- architecture technique,
- capacité à bien s'intégrer dans le SI de l'école (authentification, WebAPI pour communiquer avec d'autres outils),
- modèle économique et le prix,
- impact sociétal et écologique,
- ...
Implications des usagers⚓
Les usagers peuvent apporter des contributions significatives au benchmark. Précédemment, ils peuvent avoir utilisé, en interne ou en dehors de l'école, des outils répondant aux besoins exprimés. Ils peuvent témoigner d'usages, des qualités et des points faibles de tels outils.
De même, vous pouvez demander aux volontaires de participer à l'évaluation des solutions intégrées dans l'analyse comparative. Ils peuvent avoir un regard intéressant sur des solutions possibles au regard de leurs usages actuels.
Ne vous privez pas de leurs contributions : le benchmark sera plus riche et votre charge de travail sera moindre.
Résultats⚓
A l'issue de cette étape, une analyse comparative de solutions existantes est disponible. Vous avez une meilleure vision de ce qui existe, de ce que vous pouvez attendre des solutions. Cette connaissance peut vous ouvrir de nouvelles perspectives et vous éclairer sur la nécessité de développer en interne un outil ou d'adopter une solution du marché.
Conseil : Déposez l'analyse sur SuitePro-G⚓
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