Processus d'acquisition d'un outil numérique
Dans le cadre des projets SDTNU, l'acquisition d'un nouvel outil numérique (ou une nouvelle version) est un des livrables. Cette acquisition doit suivre un processus afin de garantir :
- l'information de tous les acteurs
- une bonne intégration de cet outil dans l'environnement numérique.
C'est pourquoi la validation de l'achat se fait sur la base d'une information dont le chef de projet est chargé de recueillir. Le chef de projet rédige un document répondant au questions suivantes :
Besoins⚓
Quel est le besoin ? | |
|---|---|
En quoi les outils actuels ne peuvent pas répondre au besoin ? N’y a t’il pas un outil équivalent existant au sein des écoles IMT ? | |
Quel est l’avis des usagers du projet concernant l’acquisition d’un nouvel outil numérique ? | |
Pourquoi le choix de cet outil (et pas un autre) ? |
Coûts⚓
Quels sont les coûts (financiers et humains) associés au nouvel outil et qui va les supporter ?
Etapes | Quel coût financier ? | Qui est impliqué ? | Qui finance ? |
|---|---|---|---|
installation ou mise en place | |||
accompagnement et formation | |||
Fonctionnement de l’outil (récurrent : hébergement, abonnement, maintenance) | |||
Administration métier de l’outil | |||
Mise en ligne et mise à jour des données durant la vie du produit |
Décommissionnement⚓
Quels logiciels existants pourraient être remplacés par ce nouvel outil ? | |
|---|---|
Quels sont les coûts humains et financiers de leur suppression (en incluant la conduite de changement, la migration des données) ? |
Conduite de changement⚓
Comment sera organisée la conduite de changement ? | |
|---|---|
communication | |
impact sur les organisations | |
formation, accompagnement | |
animation de la communauté des usagers |
Avis⚓
Quel est leur avis concernant l'acquisition de cet outil ? | |
|---|---|
la commission des usagers | |
RSSI (Eric Poupart) | |
Cohérence avec l'architecture du système d'information de l'école (DISI) | |
DPO (Denise Derrien) | |
Maintien en conditions opérationnelles et authentification (DISI) | |
La direction financière concernant la mise en concurrence (Chantal Le Tallec) | |
Respect des politiques TES et numérique responsable |
Décision⚓
Sur la base des informations fournies, le comité de pilotage du SDTNU fera une recommandation au Comité d'Orientation Stratégique « Numérique et usage » sur l'acquisition de l'outil. La décision sera prise par ce COS.