Scoring usagers

Le formulaire « scoring usagers » est rempli par le chef de projet MOA et est mis à jour régulièrement (a minima pour chaque comité de pilotage de projet). Ce formulaire est composé de questions portant sur :

  • l'implication des usagers
  • la conduite de changement
  • les caractéristiques du projet

Le formulaire est constitué d'une série de questions à choix unique. Sélectionnez la réponse qui correspond à la situation au moment de remplir le questionnaire et non pas ce qui est prévu plus tard. Ce formulaire sera mis à jour régulièrement. Ainsi, les comités pourront voir l'évolution de l'implication des usagers et de la conduite du changement tout au long du projet. Il ne s'agit pas d'être parfait dès le démarrage du projet. Il est normal qu'au cours du temps les réponses deviennent plus favorables.

Si plusieurs réponses sont possibles dans votre cas, désignez la plus favorable sachant que les propositions de réponse sont ordonnées de la moins à la plus favorable. Vous pouvez aussi apporter quelques explications à chacune des questions si besoin.

Sur SuitePro-G, vous obtiendrez un score qui n'est pas important en soi. En contre-bas du formulaire, vous obtiendrez 2 graphiques traduisant la couverture en matière de :

  • implication des usagers et de conduite de changement
  • risques liés aux caractéristiques du projet

Par exemple,

Implication des usagers et conduite de changement⚓

Questions

Réponses possibles

Combien d'usagers sont impliqués dans le projet ?

  • Aucun usager impliqué
  • De 1 à 10% des usagers potentiels
  • De 10 à 20%
  • De 20 à 30%
  • Plus de 30%

Quelle est la nature des actions impliquant des usagers qui ont été entreprises ?

  • Aucune action entreprise
  • Information vers les usagers (lettre, mail…)
  • Consultation des usagers (sondage, enquête…)
  • Écoute (entretien, interview…) ou recueil (avis, pratique, préconisation, retour de test…)
  • Interaction avec les usagers (ateliers, débat…)
  • Co-construction avec les usagers

Parmi les retours des usagers, quelle proportion avez-vous pris en compte ?

  • Prise en compte de moins de 10% des retours
  • Entre 11 % et 20 %
  • Entre 21 % et 60 %
  • Plus de 60%

Avez-vous fait une restitution auprès des usagers ?

  • Pas de restitution
  • Synthèse des retours, explication de ce qui est retenu et non retenu

Selon vous, les usagers sont-ils prêts au changement ?

  • Aucun usager ne ressent le besoin de changer
  • Quelques usagers comprennent la nécessité du changement
  • Plus de 30% des usagers comprennent la nécessité de changement
  • Des actions de préparation au changement sont déjà en cours
  • Les usages sont prêts pour le changement

Disposez-vous d'indicateurs de réussite du projet ?

  • Aucun indicateur
  • Les objectifs de changement sont définis
  • Les indicateurs sont définis par la MOA
  • Les indicateurs sont définis collaborativement avec les usagers
  • Des indicateurs sont régulièrement suivis

Quelle organisation avez-vous déjà mis en œuvre pour la conduite du changement ?

  • Aucune organisation n'est prévue
  • Une équipe est mobilisée pour conduire le changement
  • Un plan d'action est défini
  • Il existe une démarche de responsabilisation des équipes concernées par leurs responsables (hiérarchiques)
  • Un réseau du changement est mis en œuvre
  • Le changement est déjà consolidé

Avez-vous mené des formations ou des accompagnements auprès des usagers ?

  • Aucun
  • Les usagers bénéficient d'une formation
  • Un accompagnement métier est mis en oeuvre
  • Un partage de pratiques entre usagers est organisé
  • L'entre-aide entre usagers est devenue une pratique habituelle

Caractéristiques du projet⚓

Questions

Réponses possibles

Quelle est la complexité de mise en œuvre du projet selon vous ?

  • Simple avec le SI actuel
  • Moyenne - Mise à jour de logiciels ou de solutions en ligne sur le web (SaaS)
  • Forte - Développement ou progiciel avec interfaces vers d'autres SI de l'école

Quel est le coût de mise en œuvre ?

  • Bas - Moins de 50K€
  • Modéré - Entre 51 et 100K€
  • Elevé : Plus de 100K€

Combien de prestataires faites vous intervenir ?

  • Aucun
  • Un seul
  • Plusieurs

Combien d'usagers seront impactés à l'issue du projet ?

  • Moins de 10
  • 11 à 50
  • 51 à 200
  • Plus de 200

Comment est l'équipe des experts métiers (MOA) ?

  • Equipe identifiée et disponible
  • Equipe identifiée mais peu disponible
  • Equipe non identifiée ou non disponible

Les délais de mise en œuvre sont-ils contraints ?

  • Pas de contrainte forte
  • Forte contrainte mais à long terme
  • Forte contrainte à court terme