Organisation du projet [SDTNU]

Organisation du projet

Le chef de projet met en place une organisation constituée de plusieurs types de réunions. Elles permettent de prendre des décisions, de se coordonner, d'échanger, d'informer de l'avancement... Les types de réunion essentielles sont :

Copil projet⚓

Le comité de pilotage du projet (ou « copil projet » ou « CoProj ») est l'instance principale pour échanger et prendre les décisions permettant le bon déroulement du projet.

Composition	Fréquence
Pilote de ces comités :le porteur de projet MOA Chef de projet MOA Assistant à la maîtrise d'ouvrage (AMOA) quand il y en a un Chef de projet MOE Le pilote opérationnel du programme Tout acteur clé dans le pilotage du projet comme la présence d'autres directions pour les projets transverses Eventuellement des invités dont l'expertise est utile par rapport à l'ordre du jour	mensuelle
Rôles	Redevabilité
Suivre l’avancement du projet Arbitrer les nouvelles demandes/besoins du projet Recadrer le projet si besoin S’assurer du respect des délais et objectifs du projet S’assurer de la prise en compte des besoins des usagers tout au long du projet Effectuer un suivi du budget et des principaux risques du projet Allouer les ressources au projet	Mettre à disposition sur SuitePro-G^[1] le compte-rendu du coproj : il sera accessible aux acteurs du projet, au comité de programme et au comité de pilotage du SDTNU la météo^[2] du projet Remonter les points décisifs et les questionnements pour les comités de programme, de pilotage ou d'orientation stratégique. Rendre compte au comité de programme (d'où la présence du pilote opérationnel)

Réunion de travail⚓

Tout au long du projet, plusieurs acteurs du projet ont besoin d'échanger pour avancer. Ils se réunissent en fonction des besoins.

Composition	Fréquence
pilote des ces réunions : le chef de projet MOA référent technique DISI les acteurs concernés par l'ordre du jour	régulière, en fonction des besoins
Rôles	Redevabilité
Se mettre d'accord sur certains points Piloter, animer, organiser, suivre la réalisation du projet Souligner les succès, les réussites et reconnaitre leurs contributeurs Identifier les difficultés (technique, délai, budget...) et proposer des solutions	établir un compte-rendu et le mettre à disposition de tous les acteurs du projet

Comité technique⚓

Les aspects techniques doivent inévitablement être abordés. Toutefois, tous les acteurs du projet ne sont pas concernés, en particulier tout ceux qui ne sont pas à l'aise avec la technique.

Composition	Fréquence
référent DISI Personnel technique de l'école ou d'un prestataire travaillant sur les dimensions techniques du projet	en fonction des besoins
Rôles	Redevabilité
Discuter des choix techniques (technologie utilisée, architecture de la solution...) Aborder des problèmes techniques et proposer des solutions	établir un compte-rendu technique et le mettre à disposition des participants au comité technique établir un compte-rendu synthétique reprenant les éléments clés compréhensibles par tous et le mettre à disposition de tous les acteurs du projet

Complément : La comitologie du SDTNU ⚓

Pour connaître la comitologie de la gouvernance du SDTNU, consultez l'intranet. Sa description permet de comprendre les attendus pour le l'avancement et le suivi des projets.